Автоответ в аутлуке

Как настроить автоответ в Outlook, когда уходишь в отпуск

В этой статье Вы узнаете:

Как настроить автоответ в Outlook
Типовые ошибки при создании текста автоответа
Пример правильного автоответа

Работая в компании, рано или поздно Вы уйдёте в отпуск, или уедите в командировку. В таком случае, необходимо информировать сотрудников своего и смежных подразделений, а также контрагентов о том, что Вас какой-то период времени не будет на рабочем месте. Вот тут нам и поможет функция Автоответ в Outlook.

Outlook отпуск

Как правило, ставим автоответ в аутлуке в последний рабочий день, даже в последний час. Времени мало, поэтому буду краток.

Эта операция в целом состоит из двух частей:

Создание текста автоответа:

Нажимаем «Создать сообщение»
Набираете текст автоответа (примерный текст представлю на картинке)
Нажимаете «Файл» → «Сохранить как» Тип файла выбираете «Шаблон Outlook». Важно лишь то, чтобы расширение файла который Вы создадите будет «.oft»

Настройка автоответа по созданному шаблону:

Во вкладке «Главная» нажимаете на «Правила» → «Создать правило»
В выпадающем меню выбираете условия отправки автоответа. ВНИМАНИЕ: если Вы хотите чтобы автоответы приходили всем, то все галочки необходимо убрать.

Далее нажимаете «Дополнительно»

Выбираете условия «1 Шага». Также, как и в пункте 5, если хотите, чтобы автоответы приходили всем в ответ, то галочки не устанавливаем. Нажимаем «Далее». Читаем оповещение о том, что автоответы будут приходить всем, соглашаемся, нажимая «Ок»
Далее устанавливаем галочку напротив «Ответить, используя «Указанный шаблон». Внизу, в поле «Шаг 2» нажимаем на «Указать шаблон»
Нажимаете на «Обзор» и ищите папку, в которую ранее сохранили созданный шаблон с текстом автоответа. При этом шаблон автоответа автоматически появится в поле файлов. Выбираете его и нажимаете «Открыть».
При наличии исключений ставите соответствующие галочки. Опять же, если хотите, чтобы письма отправлялись всем в ответ, просто нажимаем «Далее»
В последнем пункте проследите, чтобы была поставлена галочка напротив «Включить правило» и нажмите «Готово».

Типовые ошибки при создании текста автоответа

Когда сотрудник Компании уходит в отпуск на неделю или две, то по инерции он ставит автоответ с понедельник по понедельник (типа полная неделя). А при этом даже в заявлении указан период с понедельника по воскресенье.
В автоответе указываете, что уходите в отпуск, но при этом не указываете кто курирует Ваши дела, на период Вашего отсутствия.

Добрый день.

В период с 04.09.17 по 17.09.17 буду находиться в отпуске.

По всем вопросам обращаться к Медведеву Дмитрию Анатольевичу

Спасибо.

Можете протестировать Ваш автоответ, отправив письмо самому себе. В этом случае Вам придет письмо, а следом автоответ с текстом.

Смотрите как это можно сделать:

Как отправить письмо с задержкой. Отправка письма самому себе в будущее

и другие полезные статьи по работе с Outlook

Настройка Outlook при первом запуске

Инструкция как сделать подпись в аутлуке (Outlook)

www.gidprog.ru

Настраиваем автоответ в Outlook

Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

Скачать последнюю версию Outlook

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

Создание шаблона для автоответа

Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

Первым делом создадим новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Создать сообщение».

Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.

Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».

В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.

На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.

Создание правила для автоответа на входящие сообщения

Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.

В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пункту «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему действию, нажав кнопку «Далее».

На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.

Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.

Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.

На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.

Если на этапе создания шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне достаточно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в списке отобразиться созданный шаблон. В противном случае, необходимо нажать на кнопку «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.

Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.

Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».

Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».

Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.

То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook создает ведет список пользователей, которым был выслан автоответ, что позволяет избежать повторной отправки. Но, если закрыть Outlook, а потом войти в него снова, то этот список сбрасывается.

Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях. Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы. Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

lumpics.ru

Автоответчик в Outlook 2013

Иногда складываются ситуации, когда необходимо настроить автоответы о том, что вас нет на месте,чтобы дать знать тем, кто вам пишет, что прямо сейчас вы не можете ответить на сообщение. Причин может быть много: командировка, отпуск, больничный и т.д. В этой статье мы поговорим о том, как включить и настроить автоответчик в outlook 2013. с начала выбираем вкладку «ФАЙЛ»

Далее жмём «Автоответы (нет на работе)»

Включаем «Отправлять автоответы»

Далее мы можем выбрать период когда будут отправляться автоответы. Если мы здесь не ставим галочку, то автоответы будут оправляться до тех пор, пока мы их не отключим.

В следующем поле мы пишем непосредственно текст который будет отправляться в автосообщении в пределах вашей организации.

Здесь же можем настроить автоответчик за пределы вашей организации.

Спасибо за внимание! Удачи вам!

bearnet.ru

как настроить автоответ в outlook 2016 на время отпуска

Уезжаю в отпуск. Во время отдыха не хочу отвлекаться на рабочую корреспонденцию, но и оставлять клиентов без ответа также не планирую. Подскажите, пожалуйста, как можно настроить автоответ в outlook 2016?

Добрый день! Чтобы настроить функцию автоответчика в менеджере Microsoft Outlook 2016, нужно сделать несколько шагов:

Запустите программу Microsoft Outlook 2016.
В меню «Файл» найдите пункт «Автоответы» и щелкните на нем левой кнопкой мыши.
Перед вами откроется окно, где необходимо будет найти пункт «Отправлять автоответы». Заполните все необходимые поля:
Меню «Отправлять только в течении следующего периода» очень удобно, когда вы уходите в отпуск или будете отсутствовать определенный период по другим причинам. Также тут можно настроить, чтобы автоответы приходили вашим адресатам, когда ваш рабочий день уже закончился.
Окно для редактирования текстового сообщения. Здесь можно написать ответ, который будет приходить всем тем, кто отправлял вам электронное письмо, пока вас не было на работе. Примечательно, что вы можете менять шрифт текста, его размер, форматирование, а также делать списки.
Функции «Отвечать в пределах организации» и «За пределами организации». Последний пункт разрешает отправлять автоответы на всю входящую корреспонденцию, в том числе и рекламные сообщения, бюллетени и так далее.
Когда период отправки автоответа и сам текст будут готовы, нажмите кнопку «Ок».

Второй способ

Существует и другой вариант настройки автоответов:

Первым делом необходимо подготовить шаблон вашего ответа. Для этого зайдите на вкладку «Главная» и выберите пункт «Создать сообщение». Введите текст, который будет использоваться в качестве автоматического ответа вашим адресатам. Готовый вариант сохраните как шаблон Outlook.
На вкладке «Главная» найдите кнопку «Правила», нажмите на нее и выберите «Управление правилами и оповещениями».
В появившемся окошке выберите кнопку «Новое…». У вас запустится мастер создания нового правила. Из всего перечня функций найдите «Применение правила к полученным мной сообщениям» и нажмите «Далее».
Мастер правил предложит вам выбрать условия отбора. Если вы хотите, чтобы автоответ отправлялся на все всходящие письма, то тут ничего выбирать не нужно. Нажмите «Далее».
Теперь появится окно с предложением выбрать действие. Вам нужно поставить галочку напротив фразы «Ответить, использую указанный шаблон». Ниже вам нужно будет указать путь к файлу, который вы создали в пункте 1. Нажмите «Далее».
Появится завершающий этап, где вам будет показаны все пункты правила отправки автоответа. Если все верно, нажмите «Готово».

Минусом данного способа настройки автоответа в Outlook 2016 является отсутствие возможности выбора периода его отправки, как в первом случае.

www.socialit.ru