Система планирования gtd

Gtd система или как привести дела в порядок для новичков

На дворе 21 век – век технологий, бесконечного бега, фастфуда и дедлайнов, и каждый из нас, рано или поздно устав вертеться, как белка в колесе, задумывается над простым и в то же время чертовски сложным вопросом: как успеть все? Как распланировать и организовать свою жизнь так, чтобы все важные дела были сделаны? Как повысить личную эффективность? Я нашла способ — gtd система или как привести дела в порядок. На эту тему снято огромное количество роликов, написано огромное количество книг, попробуем и мы внести свою небольшую, но, надеемся, полезную лепту.

Система планирования Getting Things Done (GTD) — чем она отличается?

Первый и главный принцип планирования, согласно данной системе, заключается в том, что человек должен освободить разум от запоминания необходимых к выполнению повседневных и текущих дел, идей, дат, мест и прочей информации. Все мы и так живем в бесконечном стрессе, боясь что-то не сделать, забыть, опоздать, ошибиться. Поэтому мы и предлагаем снять с себя часть ответственности и завести ежедневник. Именно там должна храниться вся необходимая информация. Записанная на бумаге (в телефоне, диктофоне и др.), она никуда не пропадет, не будет забыта, а если ее еще и правильно структурировать, то ежедневник станет для вас незаменимым помощником по жизни.

Кроме того, если у вас будет ежедневник, то ваш мозг будет сконцентрирован не на запоминании задач, а на их выполнении. Вы будете думать не о том, что нужно сделать, а о том, как, и это уже значительно повысит вашу эффективность и даст возможность расставить приоритеты.

Как же правильно вести ежедневник?

Попробуем рассмотреть три главных столпа, на которых держится суть:

управление процессом работы;
шестиуровневая модель обзора;
естественный метод планирования.

Управление рабочим процессом

Эту модель также можно разбить на отдельные пункты:

сбор;
обработка;
организация;
обзор;
действия.

Как только появляется новая информация – сроки командировки, дата важной встречи, список дел на день, интересная идея и др., – вы берете и записываете ее. Отлично! Теперь вашему мозгу больше не придется постоянно держать ее на поверхности, чтобы не забыть. Ваш ежедневник начинает работать!

Чтобы информация не затерялась в его дебрях, выделите для нее определенные страницы. Они будут называться инбоксом – местом для хранения информации.

Чтобы информация не отлеживалась, ее нужно постоянно обрабатывать: мониторить, распределять на более и менее важную, расставлять приоритеты, определять для себя, что и в каком порядке нужно сделать в соответствии с важностью дел и наступлением дедлайнов их выполнения. Делать это нужно минимум раз в неделю.

Для организации рабочего процесса необходимо разделить все свои дела по спискам:

следующие действия;
проекты;
отложенное;
может быть, когда-нибудь.

По сути, это и есть распределение по приоритетности. Когда все дела разделены, вы можете сосредоточиться на том, что необходимо вам в конкретный момент времени, и не тратить силы и время на то, что можно сделать позже.

Модель обзора

Этот пункт неразрывно связан с обработкой. Только если обработка – это процесс более глобальный, то обзор – это ежедневная работа, касающаяся не всего списка дел, а только «следующих действий», того, что нужно сделать в первую очередь.

Но, конечно, самое главное в управлении нашим рабочим процессом – это непосредственные действия, то есть выполнение запланированного. Постарайтесь не отвлекаться на внешние раздражители и максимальное количество времени тратить именно на прямое, физическое выполнение необходимых задач.

Суть этой модели также очень проста – четко распределить все ваши дела по временным промежуткам, в которые их необходимо выполнить:

текущие дела;
текущие проекты;
круг первостепенных обязанностей;
ближайшие 1-4 года;
ближайшие 5 лет;
жизнь.

Приведем примеры, чтобы вам было легче сориентироваться. Текущие дела – это те повседневные заботы, которые вы не можете игнорировать: работа, домашние дела, встречи. Текущие проекты – это то, над чем вы сейчас работаете. Решили похудеть к лету? Отличная идея! Пишете книгу? Это тоже текущий проект! Копите деньги на путешествие? Замечательный стимул! Круг обязанностей – это то, что вам необходимо выполнять в соответствии со своей социальной ролью: ролью сотрудника компании, ролью жены, матери, и др.

Ближайшие годы – это, как правило, список не дел, а проектов, либо идей и целей: прыгнуть с парашютом, съездить в отпуск в Италию, прочитать 100 книг. Пятилетняя перспектива – то же самое, только более долгосрочно. Жизнь – это самый глобальный и сложный пункт, сюда можно заносить главные жизненные цели и мечты. Например, совершить кругосветку – чем не мечта всей жизни?

Естественный метод планирования

определение основных целей и принципов;
видение необходимых результатов;
мозговой штурм;
организационный процесс;
обозначение следующего конкретного действия.

Итак, вам нужно выучить английский язык. Определяем это как цель. Зачем вам это нужно? Для путешествий, для работы, для чтения книг любимого автора в оригинале, для общего развития. Отсюда вытекают желаемые результаты – например, вы должны знать английский язык настолько, чтобы свободно читать в оригинале Шекспира.

Мозговой штурм заключается в определении способов достижения этого результата. Что вам нужно сделать? Записаться на курсы английского языка, нанять репетитора, познакомиться и начать общение с носителем изучаемого языка, смотреть в оригинале англоязычные фильмы и слушать песни на английском. Отлично, способы определены.

Теперь их нужно организовать, то есть влить в списки ваших дел, составить расписание, когда вы будете ходить на курсы, а когда заниматься с репетитором или самостоятельно, через какую социальную сеть будете общаться с новым англоязычным другом, и так далее.

Последний пункт – конкретные действия. Определяете, с чего вам следует начать, и – вперед, покорять новые вершины!

Не забудьте проверить свои цели на истинность.

Приложения

Как уже было сказано в начале статьи, мы живем в 21 веке, веке технологий, так что грех не воспользоваться ими, планируя дела и свою жизнь. Конечно, можно вести обычный, бумажный ежедневник. На самом деле, согласно системе Getting Things Done, это даже предпочтительней, ведь тогда вам не придется отвлекаться на приходящие уведомления, сообщения и звонки.

Но если вам комфортнее с новомодным гаджетом в руках, предлагаем вам несколько полезных приложений для телефона:

HabitBull — приложение для закрепления привычек. Известно, что для формирования привычки необходимо не отступать от выполнения какого-то действия минимум 30 дней. На это и рассчитано приложение – оно помогает не забывать и ежедневно выполнять задуманное. Привычка будет считаться закрепленной при выполнении ее 30 дней подряд;
aTimeLogger – таймер, который помогает подсчитать, сколько времени и на что вы потратили. Очень полезно, когда пытаешься сообразить, куда же утекают часы;
Noon Pacific – минималистичный планировщик дел.

Коробки с листочками

Помимо традиционного ежедневника, можно завести несколько коробок с листочками, на которые вы будете записывать все ваши дела, задачи, проекты и цели. Чтобы не запутаться в этих бумажках, организуйте это следующим образом:

листочки возьмите разноцветные, например, стикеры, и для каждого цвета определите сферу вашей жизни, например: на розовые записывайте личные дела, на голубые – рабочие, на зеленые – домашние, и др.;
коробок тоже нужно несколько: одна – для срочных дел, другая – для текущих проектов, и так далее (воспользуйтесь списком организации рабочего процесса и шестиуровневой системой).

Такой интересный и креативный способ не только поможет вам эффективно планировать дела, но и поднимет вам настроение.

Все входящие дела, мысли, что нужно что-то сделать вы записываете на эти листочки, затем раз в неделю, к примеру, вы пересматриваете листочки и сортируете их по принципу:

Если с этим можно что-то сделать за 2 минуты, то откладываете в одну кучку. После сортировки эту кучу дел вы сразу выполняете или в течение недели

Если это выполняется долго, то составляете план, то есть разбиваете эту задачу на более мелкие, для которых определяете временные рамки.
Если это выполнить не возможно, то либо выбрасываете в мусор, либо перепоручаете, либо откладываете в отдельную коробку — планов на будущее

Более подробный алгоритм принятия решений на картинке

Рекомендую видео, в котором понятно описан ход мысли

Объедините систему Getting Things Done с Bullet Journal

Да-да, это возможно! Ваша эффективность и мотивированность в таком случае будут только выше. Но обязательно помните, что не стоит расписывать дела на всю неделю заранее. В понедельник нужно сделать это и это, во вторник – это и это, в среду – то и то, и так далее… Что такое Bullet Journal читайте тут.

Наша жизнь – штука гибкая и непредсказуемая, и в любой день может случиться что-то, что полностью поменяет ваши сегодняшние цели и задачи: незапланированная встреча, неожиданная болезнь и др. Между тем, запланированные, но не выполненные дела ужасно раздражают и демотивируют. Так что планируйте только то, что сможете выполнить на сто процентов.

А главное, помните, что ваш успех зависит только от вас. Относитесь бережно к себе и своему здоровью и учитесь расставлять приоритеты. Пускай то, что можно отложить, подождет. Занимайтесь только тем, что действительно важно. Жизнь у нас всего одна, и прожить ее нужно максимально эффективно и интересно.

daynotes.ru

GTD - система планирования и организации Get Things Done от Д. Аллена

каталог

Система была создана американцем Дэвидом Алленом и описана в одноименной книге (в русской версии «Как привести дела в порядок». Ее отличие от других методик заключается в практической направленности и формате «здесь и сейчас». Многим GTD-система поначалу кажется сложной, как, впрочем, и FL, и любая так или иначе работающая система. Как и FL, GTD можно адаптировать под себя, пользоваться методиками частично, или вообще взять что-то одно и внедрить в ежедневную рутину. Например, у меня «выстрелил» список дел в формате «куча-мала» — просто перед сном (или утром) берешь и выгружаешь из головы всю эту мешанину.

У меня это чистый шаблон из 30 пунктов. Выглядит вот так:

Сверху — дата, в строках два квадрата — один для порядкового номера дела, второй для колор-кода (выполнено/не выполнено/отменено/перенесено/прокрастинировано). Я его распечатываю раз в неделю и держу под рукой. Появилось дело — записала. Итак, отвлекись на 10 минут от повседневных забот, возьми листок бумаги (ну или что тебе удобнее) и напиши все дела, вопросы, идеи и прочие вещи, которые не дают тебе покоя. Главное — вытащить все из головы и положить, так сказать, перед собой, чтобы было легче разбираться. Простой пример: увидела сегодня, что порвалась на кухне скатерть. В список «Нужно сделать» добавляй пункт «Купить новую скатерть. По Аллену, просто занести что-то в список недостаточно. Как правило, о таких абстрактных делах мы сразу забываем, придумываем кучу причин, чтобы отложить на потом, и в результате — делаем все в последний момент. Поэтому мозг нужно подстегнуть и снабдить его конкретной задачей. Не просто «купить новую скатерть», а «померить размеры стола», «зайти на сайт онлайн магазина и присмотреть расцветку» и т.п. Для одних дел — это может быть один шаг, для других (более сложных и важных) — несколько последовательных шагов со сроками. Мой пример. В годовом ежедневнике на этот месяц стоит дело «удалить кератому». Делается это в октябре-ноябре на минимуме УФ. Дело не жесткое, плавает в пределах 1-2 месяцев. Простой путь — зайти на сайт и записаться. Простые препятствия «ой, там надо номер полиса, да ну, искать его еще», «ой, а какой у меня пароль в мосреге» — нивелированы на уровне КЖ. У меня там есть страница про здоровье, где как раз зафиксирована вся информация, которая в таких случаях нужна (пароль, тел. регистратуры, единый номер, телефон страховой, номера всех полисов и т.д.). Смысл в том, чтобы информация была буквально на расстоянии протянутой руки и вся одним блоком (для меня это важно). Иду на сайт — там новое препятствие. Внезапно я откреплена от всех больниц и поликлиник и перекинута на старый адрес, где два года уже не живу (вообще другой регион области). На этом этапе мне резко с тало «лень», проснулись всякие «ой да ладно» и «ой да потом». И дело может навечно перекочевать в долгий ящик. Чтобы этого не случилось, как раз и нужен простой фреймворк несложных действий: 1. позвонить в единую диспетчерскую; 2. позвонить в страховую; 3. если не поможет, уже фиг с ним, отложить до переезда. Во-первых, понятно, что делать, во-вторых, сделать два звонка я могу, и даже, наверное, не перетружусь =) А вот таскать в голове тяжесть мыслей о невыполненных делах — это да, неблагодарный труд «ментального грузчика». И таких дел кучи и кучи: скатерть, лампочка, налоговая декларация, выписка с банковской карты, беспорядок под кроватью — у всех свои, но всех раздражают. Когда перед глазами есть список задач и конкретных шагов по их решению, в голове все само собой выстраивается в четкую линию. Мозгу дана программа, алгоритм действий, которые можно выполнять без раздумий. Все размышления должны быть только на предыдущем этапе. А на этом мы берем сантиметр, обмеряем стол и заходим в Интернет, чтобы выбрать расцветку скатерти. Вот, вкратце, три главных ступеньки в системе GTM.Согласна. Рабочее место, как контрольный пункт, с которого отдаются все команды. Чем лучше оно организовано — тем эффективнее идут дела. Рабочее место — понятие символическое. Это и стол, и кухня, и полки, и доски для записок, и дверца холодильника с различными напоминалками на ней. У меня это система КЖ, сквозные напоминалки и пространство в компьютере. + таки да, дверца холодильника. Возможно, со временем я приду к системе напоминалок в каждой комнате. Я ведь действительно силь оптимизировала свою жизнь и пространство, когда завела в каждой комнате часы и мусорку. Добавить доску со стикерами и карандашиком и ура. Мало ли, где меня посетят светлые мысли ))) С самыми трудными и неприятными делами (противными «лягушками») разбирайся утром. Тогда всю оставшуюся часть дня ты сможешь спокойно выполнять простую работу, не вызывающую негативных эмоций. А вот если бережешь «лягушку» на потом, она будет противно «квакать», напоминать о себе и вызывать желание оттянуть выполнение неприятного задания. Зачем тебе портить весь свой день такими тревожными мыслями? Проверка почты, смски, новостные блоки, гороскопы и т.д. «съедают» массу полезного времени. Впрочем, как и перекуры (не говоря уже об их вреде для здоровья), кофе-брейки и разговоры с подругами по телефону. Если задаться целью и посчитать, сколько часов в день ты уделяешь этим бестолковым делам, получится внушительная цифра. Если ты ну совсем не можешь жить без чего-то такого, выдели для него определенное время. Ты можешь почитать новости от друзей по дороге на работу или по пути домой. Или, скажем, в течение часа-полутора концентрируйтесь исключительно на своем задании, не отвлекаясь ни на что. А потом вознагради себя — сделай 15-минутный перерыв.Я, например, когда вела тотальный учет времени (в течение недели записываешь все, на что тратишь время в формате 10-15 минуток) обнаружила, что огромный ресурс съедает так называемое «настроиться на работу». Пока «настраиваешься», весь ютуб пересмотришь, прости Господи! А потом бац — и вечер. Перестала «настраиваться» — освободила три часа в день. И еще немаловажно — освободила совесть. Если я сделала дела, то появившееся время — мое, а если впереди вагон невыполненного, то даже если я сейчас смотрю видосы — это время кредитное, и возвращать его придется с процентами в виде недосыпа и чувства вины. Ну нафиг, лучше сделать и забыть =) Есть одна очень плохая привычка, которая мешает жить прежде всего его обладателю. Называется она перфекционизм. Люди, страдающие им, могут доводить себя до истерики в поисках только им понятного совершенства. На это они тратят уйму времени вместо того, что продвигаться вперед. И, как правило, буквально хоронят себя на работе и не знают, как все успевать. Постарайся осознать, что не стоит тратить массу сил на достижение идеального результата. Ставь реальные цели, отделяй важные сферы жизни от второстепенных, где не стоит бороться за лучший результат. Наш совет: почаще вспоминай принцип Парето. Про то, что лишь 20% усилий дают 80% результата. Ну, про перфекционизм мы уже много говорили. Я в последнее время пользуюсь термином из одного бизнес-сообщества «выпустить свинью в мир». Выпустить свинью — значит начать действовать. Даже если результат неидеален, это лучше, чем ничего, главное начать, допилим в полете. И, как ни странно, это работает. Мои «летающие свиньи» в большинстве своем бодры, работоспособны и гораздо более эффективны, чем мои же крылатые единороги в формате «идеально, но никогда».

У каждого из нас есть предел возможностей: у кого-то он совсем маленький, у кого-то — весьма впечатляющий. Здесь важно определить свой. К примеру, твоя коллега Таня может за день приготовить две большие презентации, а ты только одну, как ни старайся. Не беда: лучше сделать одну презентацию, но вовремя и качественно (с красивыми картинками и графиками, чтобы все ахнули). Кроме того, если в твоем подчинении есть сотрудники, делегируй часть полномочий им. Не надо бояться, что они провалят все дело. Может получится как раз наоборот. Тоже самое с элементарной просьбой о помощи. Лучше уж высыпаться, чем лелеять свою гордость.Примерно об этом я писала где-то у Мариши в топике о колесе баланса. Если 10 из 10 по 10 векторам — невыполнимо, то можно сосредоточиться на чем-то одном, приоритетном и там добить до десятки, а остальное пока отложить/делегировать/минимизировать. У меня был маленький прорыв в формате «не буду гладить пеленки!». Постельное не гладить не могу (ОК, это один из приоритетов комфорта), а пеленки… ну, в принципе, можно не гладить. С другой стороны, посмотрим, если все освободившееся время я только и буду что думать о неглаженных пеленках, то проще уж погладить. Вообще надо всегда смотреть на реакцию психики и подсознания. Если какое-то изменение делает меня более счастливой, то ОК, беру в работу, если только отвлекает, создает ощущение «крошек на простыне» или, чего доброго ввергает в пучину перфекционизма, тогда лучше от него отказаться. Пеленки — частный случай, это многого касается. Лень — двигатель прогресса. Как бы это смешно не звучало! Многие изобретения появились на свет только благодаря тому, что их создатель хотел облегчить себе жизнь. Но мы не призываем быть ленивой. Мы советуем стать креативной. Работать не 24 часа в сутки, а головой. Вместо традиционных инструментов — используй гаджеты, различные мобильные приложения и прочие достижения нашего века. Не бойся осваивать неизведанное, не стесняйся предлагать начальству нестандартные решения. В креативном подходе есть и другой плюс: он разгоняет монотонность будней, вносит в надоевшую работу нотку новизны.Ну не знаю. Имхо, эта часть статьи — вода водой. С другой стороны, мой КЖ — гимн креативности, я там и рисую, и пою, и лобзиком пилю (образно выражаясь). И это мне помогает сохранять баланс полушарий. Пока умное левое планирует, правое рисует котиков — и всем хорошо. Исключи из своего лексикона фразы «Сделаю завтра», «Подумаю об этом потом», «Отложу на час» и… «Как же мне все успеть?!». Делай все здесь и сейчас.Ну вот тут вообще низнаю. Я же лопну, если буду все делать прямо сейчас и, тем более, прямо здесь. Определить внезапно свалившемуся делу место, время, слот памяти и уровень приоритетности — это да, здесь и сейчас. А вот прямо брать и делать — имхо, автор статьи не был готов к тому, что какая-то зануда дочитает до конца, вот и расслабился в последнем пункте.

koliri.ru

Мой опыт использования GTD и почему я пользуюсь своей системой планирования

Первая книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» вышла на английском в 2001 году и переведена на русский в 2008 году. Передо мной лежит эта книга, я просматриваю свои пометки на полях и вспоминаю, как я восхищался Алленом прежде всего потому, что он обратил внимание на организацию персональной деятельности человека, посмотрел на управление временем «с другой стороны».

Если традиционный тайм-менеджмент решает задачу управления временем «сверху-вниз» — от глобальных целей — к мелким делам и задачам, то для GTD характерен подход «снизу-вверх» — человек управляет сегодняшними делами «здесь и теперь».

Ко времени появления книги Аллена у меня уже был опыт владения тайм-менеджментом, и продуманная система управления действиями. Я взял из GTD в первую очередь алгоритм сортировки «входящих» дел, задач, событий, информации. Это позволило упорядочить хаос событий, максимально концентрироваться на наиболее важных задачах, и эффективно выполнять их.

Недавно появилось новое, переработанное издание книги. На мой взгляд, книга стала лучше, продуманней и корректней. Однако сама система за это время не получила дальнейшего развития.

У GTD тысячи поклонников по всему миру. И я не сомневаюсь, что их количество будет увеличиваться. Поэтому я хочу рассказать тем, кто уже знаком с системой и тем, кто узнал о ней впервые — чего мне не хватает в GTD.

Жизнь — это не только проекты

Я понимаю работу так же, как Аллен. Работа — это все, что мы делаем, и «на работе», и вне ее.

Если вы согласны с такой формулировкой, тогда при чтении книги внимательно присмотритесь к тому, что с вами происходит. И вы увидите, что структура работы — это не только проекты, как об этом пишет Аллен.

Существуют так же привычки и ритуалы, циклические процессы.

Вы сможете различить небольшие группы действий, которые вы совершаете регулярно, в строгой последовательности — это привычки или ритуалы (утренний ритуал: подъем, туалет, зарядка, завтрак…).

Затем группы взаимосвязанных действий, выполняемые продолжительное время по определенному алгоритму, которые приводят к запланированному результату и повторяются раз за разом — это циклические процессы (производство, продажи, обучение, уборка).

И, наконец, действия, направленные на создание чего-то нового, определение желаемого и действия по его достижению — это проекты (постройка дома, создание картины, написание программного кода).

Для ритуалов предусмотрен строгий порядок выполнения.

Процессы желательно выполнять по инструкции или регламенту.

Проект осуществляется только один раз, по возможности с максимально эффективным использованием ресурсов. Причем, как говорит известный «проектник» Дмитрий Литвак, каждый раз и в пути, и в результате «все будет не так».

Многое из того, что Аллен приводит как примеры проектов, у человека давно может быть закреплено в качестве повторяющегося процесса или строгого ритуала, когда уже нет необходимости в определении следующего действия — оно предписано на работе регламентом, вне работы — обычаем.

Отсюда три разных подхода к управлению действиями.

Для ритуала — соблюдение предписанного четкого порядка исполнения.

Для процесса, когда последовательность всех действий заранее предопределена, — постоянное улучшение: смена последовательности действий, времени выполнения, устранение потерь.

И только для проекта, когда известна конечная цель, — выбор следующего действия, о котором говорит Аллен.

Можно рассуждать о том, что люди делятся на «процессников» и «проектников», так же как на «жаворонков» и «сов». Можно спорить о том, каких из этих структур больше в нашей работе, но важно другое: наше внимание по управлению действиями должно быть направлено на процессы и ритуалы, в такой же степени, как на проекты.

В идеале, мы должны иметь для каждой из областей жизни перечень основных ритуалов, процессов и проектов, и это действительно поможет привести дела в порядок.

Иллюзия многочисленности действий

Я согласен с Алленом, самое важное на персональном уровне — это управление действиями.

Ален рекомендует выбирать следующее действие, используя для этого ряд критериев. Не простая задача. Но она сильно облегчается, если вы увидите, что видов действий, которые мы совершаем ежедневно, не больше, чем пальцев на руке. В чем фокус?

Если вы понаблюдаете за характером своей работы, то обнаружите, что определенные виды действий повторяются.

Так, вы раз за разом говорите по телефону, встречаетесь с людьми, сидите в Интернете, работаете с документами, перемещаетесь, принимаете решения.

Формулировка самих действий создает иллюзию их многочисленности.

Короткая запись в вашем ежедневнике — «согласовать», может подразумевать все, что угодно: согласовать по телефону, при личной встрече, получить резолюцию на документе.

То же и у Аллена — «сообщить», «набросать», «договориться», «мозговой штурм». Не ясно, как именно это сделать, какое действие предпринять. К примеру «купить гвозди» — это не действие. То, есть не одно действие. Вы принимаете решение купить гвозди, какие и где, как вы туда попадете, как вы платите, куда везете гвозди, где храните.

Но, к счастью, наша повседневная работа может быть представлена намного проще и сведена лишь к пяти видам действий:

телефонные звонки и сообщения
встречи
работа с информацией
перемещения
принятие решений

Поясню, что я вкладываю в содержание этих пяти действий, для деловой

Телефонные звонки — это все виды телефонных переговоров и сообщений.
Встречи — непосредственные контакты с другими людьми.
Работа с информацией — любая работа с информацией (документами) на бумажных и электронных носителях, включая работу в сети Интернет.
Перемещения — любые перемещения связанные и не связанные с работой, включая утренний приезд на рабочее место и возвращение домой.
Принятие решений — обдумывание, размышления, анализ информации, с целью сделать определенный вывод.

Эти пять действий мы ежедневно выполняем и в других сферах жизни.

В сфере взаимоотношений есть все типы действий, которые мы встречали в деловой сфере: звонки, встречи, собрания, письма, перемещения, принятие решений о том, как дальше развивать отношения.

В хозяйственной сфере «ремонт» — это набор действий. Договоренность о выполнении ремонта (телефон, встреча, договор…), или покупка материалов для производства ремонта (интернет, перемещение, покупка) и тому подобное.

Таким образом, чтобы результативно организовывать рабочее время, нам нужно планировать и учитывать только количество повседневных действий и время, затраченное на их выполнение.

Учет пяти видов действий прост и занимает минимум времени. Так мы значительно облегчаем контроль и анализ работы.

В свое время я имел отношение к фирме, которая занималась продажей недвижимости. И я могу показать важность учета повседневных действий на примере работы риелтора.

Чтобы обеспечить запланированный денежный поток, риелтору необходимо, наряду с другими требованиями, проводить 28 встреч с потенциальными продавцами и 26 встреч с потенциальными покупателями в течение каждого месяца. Чтобы эти встречи состоялись, риелтор обязан поддерживать в течение года не менее 33 контактов с каждым из 1920 знакомых людей путем звонков, писем, электронных сообщений. То есть, совершить для этого не менее 63360 повседневных действий в год.

Разумеется, такой объем работы требует и времени и значительных усилий. Но, с другой стороны, если у вас нет такого учета, то у вас нет и проверенной стратегии развития бизнеса.

Больше о планировании на основе повседневных действий: http://www.timehacker.ru/blog/24-povsednevnye-dejstviya.

Гибкий план на 100%

Я не могу согласиться с Алленом в том, что «смена тактических приоритетов способна изменить курс работы настолько резко, что практически не возможно заранее предусмотреть все задачи». Не согласен, потому что мы обязаны предвидеть возможные проблемы, и иметь для них подготовленную реакцию.

Я много лет составляю план на день на основе только пяти действий. И все запланированное, за редким исключением, выполняются.

Как я это делаю?

Предусматриваю возможные проблемы, и добавляю в план гибкость, когда одно действие может быть заменено другим, заранее подготовленным, ожидающим своей очереди.

Вначале планирую первую группу действий. Эти действия обязательны для выполнения.

К примеру, я намерен, безусловно, сделать в течение дня три звонка, провести три встречи, подготовить три документа, осуществить два перемещения, сделать два специальных действия, принять два решения.

В ходе дневной работы первая группа действий будет выполняться, а оставшееся время будет использовано для выполнения действий из второй группы.

Далее я планирую вторую группу действий. Это обширный объем действий, заполняющий все рабочее время, оставшиеся от первого эшелона.

Не все действия второй группы будут выполнены.

Если по каким-либо причинам действия второй группы не может быть выполнено, оно может быть заменено действием из третьей группы.

Добавляю в мой пример вторую группу действий: шесть звонков, две встречи, два документа, два перемещения, два решения.

На третьем этапе планирую последнюю группу действий. Это действия, которые могут быть не выполнены в этот день. А могут быть, и выполнены, если по ходу дня найдут себе место во второй группе.

Таким образом, полный набор выполненных действий за день будет состоять:

из всех действий первой группы;
из большей части действий второй группы;
и из некоторых действий третьей группы, которыми были заменены действия второй группы.

Так обеспечивается принцип гибкости: одно действие может быть заменено другим.

Планирование на основе повседневных действий требует привыкания, тренировки и анализа. Начните с малого. Возьмите одну процедуру, которую вы проводите часто, хорошо ее знаете, и, по вашему мнению, достаточно стабильно осуществляете. Приступите к планированию выполнения этой процедуры на основе пяти повседневных действий. Когда вы почувствуете себя комфортно с осуществлением этой процедуры, переходите к следующей процедуре.

Такое планирование дает возможность разобраться с числом действий, выполняемых в течение дня, сделать количественный анализ и наметить реальный план на будущее, и обеспечить его выполнение.

Как пишет Аллен: «При необходимости вы можете создать собственный вариант системы GTD с нуля с помощью имеющихся в вашем распоряжении инструментов». Я это сделал.

Желаю успехов и вам!

Саморазвитие #GTD

interesno.co

GTD система управления своим временем

Всем привет! Знаете, что такое gtd система? Расшифровывается аббревиатура как getting things done. Перевод с английского – делать всё. Хотя можно также употребить такие выражения, как успевать всё, доводить начатое до конца, завершать и приводить дела в порядок. И сегодня мы рассмотрим способы, которые помогут нам в этой нелёгкой задаче.

Термин gtd возник благодаря Дэвиду Аллену. Именно он придумал эту эффективную систему для повышения продуктивности. Основной целью которой является увеличение количества свободного времени, при условии, что необходимые задачи выполнены. Как в поговорке: «Сделал дело – гуляй смело». Только вот гулять теперь можно намного дольше. Да ещё и без тяжкого груза переживаний из-за незавершенности. Чаще всего ведь как бывает? Какие-то дела или упускаются из виду, или сортируются по спискам и благополучно забываются, откладываются до последнего момента и прочее.

Дэвид позаботился о том, чтобы людям, которые ценят своё время и желают использовать его эффективно, было намного легче управлять им. Можно подумать, что gtd ничем не отличается от создания привычных списков задач. Но это не так. Обычно планируя свою деятельность, человек не учитывает совсем мелкие и не достойные внимания дела. Считая, что тратить на них ресурсы не стоит. Хотя получается, что во время рабочих процессов, думая о них – он по факту отвлекается. Соответственно, происходит то, чего он так стремился избежать.

Система Аллена же позволяет экономить энергию, силы и направлять деятельность мозга непосредственно на решения проблем. К тому же подходит она абсолютно для каждого человека, независимо от его социального положения, рода деятельности, пола, возраста и прочее. То есть, без разницы, вы доктор наук, домохозяйка или ещё школьник – принципы, сформулированные Дэвидом, универсальны и полезны. Единственное условие – это желание эффективно управлять своим временем.

Принципы

Итак, чтобы было проще разобраться, предлагаю вашему вниманию пошаговую инструкцию, основные правила системы:

У вас всегда под рукой должен быть блокнот, ежедневник, любимый гаджет, в случае, если вы ведёте дела с помощью электронных программ. Любую свою мысль касательно работы необходимо фиксировать. Не стоит полагаться на память, рассчитывая, что в нужный момент вы вспомните о чём-то. Или вернетесь к этой теме немного позже. Ваш мозг должен генерировать новые идеи, а не удерживать бессмысленную информацию, которую без проблем можно перенести на бумагу и благополучно забыть. Занявшись более важными делами. Так что, если например, услышали по радио рекламу нового корма для собак и вспомнили, что у вашего питомца запас на исходе – фиксируйте идею сразу же. Даже если покупку совершать планируете на следующей неделе.

Как вы могли заметить, осознание чего-то обычно происходит неожиданно. Решение проблемы возникает не тогда, когда человек усиленно над ним думает и ищет наиболее оптимальные варианты выхода из сложившейся ситуации. А, например, во время свидания или рыбалки. Тогда, когда мы расслабляемся и отвлекаемся, у подсознания появляется шанс «достучаться» к сознанию. Именно по этой причине ваш планер должен быть всегда под рукой. Да, как оказалось, даже во время романтической прогулки.

Кстати, небольшая хитрость, которая позволит сохранить душевное равновесие и сэкономит время. Если выполнение какого-то действия займёт у вас менее двух минут – не нужно его выписывать в блокнот. Приступите к нему сразу же. Тогда со спокойной душой вы сможете работать дальше, не «забивая» голову ненужным.

Планирование и расстановка приоритетов

У каждого пункта должна быть конкретная дата выполнения. То есть, когда вы приступите к работе и сколько планируете её делать. Придётся разбить все дела по дням календаря. Тогда у вас будет уверенность, что вы наверняка ничего не упустили из вида.

Жизнь – штука непредсказуемая, отчего мы никогда не знаем, что может случиться с нами завтра или через минуту. Поэтому не всегда удаётся закрыть задачу в намеченный срок. Потому что, например, неожиданно добавилась новая проблема, более срочная. Отчего пришлось переключить внимание на неё, отложив запланированное на потом. В связи с этим необходимо постоянно контролировать актуальность задач. И переносить те, что не удалось завершить. Иначе можно благополучно о них забыть, а потом столкнуться с кучей новых сложностей.

На этом этапе также следует на каждый пункт задавать себе простой вопрос: «Что делать?». Не в плане: «Боже, всё пропало». А для того чтобы внести конкретику и ясность, обозначив границы. Вернемся к указанному примеру про корм для питомца. Вы можете придумывать отговорки, дав почву для развития прокрастинации и приобрести его в последний момент, в лучшем случае. Или продумать маршрут, выбрать день, когда вы будете проезжать мимо зоомагазина – это снимет тревогу и, главное – не оставит любимое животное без еды.

Непосредственно действия

Как только придумали, записали, просчитали – приступайте к активным действиям. Иначе, какой смысл в организации своего времени для повышения эффективности, если не делать самое основное, завершать её?

В принципе, залог успеха – это активность. Мир не узнал большое количество гениев, которые были способны изменить его до неузнаваемости, облегчив жизнь каждому человеку по одной простой причине – они генерировали идеи, но не воплощали в реальность. А потому что, чтобы сделать что-то, необходимо затратить больше энергии, важно иметь мужество, чтобы рискнуть и «высунуться» со своим мировоззрением, мыслями, изменениями. Нести за последствия ответственность, быть готовым к трудностям и даже к проигрышам. Но, только действуя можно одержать победу. И после провала также.

Завершение

Если вы будете придерживаться системы gtd, то сможете ощутить удовлетворение от работы, а также радость, что сделали так много за короткий промежуток времени. Это скажется благоприятно не только на качестве вашей жизни, но и повысит самооценку. Будет мотивировать на дальнейшие достижения и развитие. Так что каждый день применяйте правила, разработанные Дэвидом и будьте счастливы!

А для тех, кому хочется узнать больше о программе getting things done, рекомендую ознакомиться с книгой Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

Кстати, не забудьте внести в свой список дела, которые необходимо сделать в течение своей жизни. Пример такого списка, вы можете посмотреть здесь.

Материал подготовила психолог, гештальт-терапевт, Журавина Алина

qvilon.ru