Как включить автоответ в outlook 2010
Как сделать автоответ в Outlook 2010: как настроить его или отключить в версиях 2013, 2016, 2007, инструкция со скриншотами
Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.
Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange
Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.
Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.
Outlook 2010, 2013, 2016
- Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.
Нажимаем кнопку «Создать сообщение»
- Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.
Прописываем текст сообщения
- Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».
Нажимаем кнопку «Сохранить как»
- Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».
Выбираем формат «Шаблон Outlook»
- Используйте кнопку «Сохранить».
Нажимаем кнопку «Сохранить»
- Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».
Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»
- Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».
Нажимаем кнопку «Новое»
- В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».
Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»
- Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.
Выбираем, когда будет действовать автоответчик
- В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».
Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»
- В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».
Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»
- Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.
Указываем путь до заранее созданного шаблона
- Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.
Проверяем правильность настроек
- Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.
Нажимаем кнопку «Готово»
- Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».
Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»
- Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.
Пишем текст
- Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».
Кликаем по кнопке «Сохранить как»
- Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».
Ставим формат «Шаблон Outlook»
- Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».
Разворачиваем меню «Сервис»
- Выберите функцию «Правила и оповещения».
Выбираем пункт «Правила и оповещения»
- Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».
Кликаем по кнопке «Новое правило»
- В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».
Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»
- Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.
Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться
- В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».
Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»
- В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».
Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»
- Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.
Нажимаем кнопку «Обзор»
- Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.
Проверяем выставленные параметры
- Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.
Кликаем по кнопке «Готово»
Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.
Outlook 2010, 2013, 2016
- Откройте меню «Файл».
Разворачиваем меню «Файл»
- Перейдите к пункту «Сведения».
Выбираем пункт «Сведения»
- Используйте кнопку «Автоответы».
Нажимаем кнопку «Автоответы»
- Включите функцию, выбрав параметр «Отправлять автоответ об отсутствии». Здесь же вы можете выбрать период, в течение которого будет работать автоответчик, или, сняв галочку с пункта «Отправлять только в течение следующего периода», снять временные ограничение на его действия. Вкладка «В пределах организации» нужна для тех случаев, когда вы оставляете сообщение для сотрудников вашей компании, а вкладка «За её пределами» — для всех остальных лиц.
Настраиваем параметры автоответов
- Введите текст, который будет отсылаться автоматически. Готово, автоответчик создан.
Вводим текст для сообщения
- Разверните вкладку «Сервис» в главном меню программы.
Выбираем меню «Сервис»
- Выберите пункт «Заместитель».
Выбираем пункт «Заместитель»
- Включите функцию, выбрав параметр «Отправлять автоответ об отсутствии». Здесь же вы можете выбрать период, в течение которого будет работать автоответчик, или, сняв галочку с пункта «Отправлять только в течение следующего периода», снять временные ограничение на его действия. Вкладка «В пределах организации» нужна для тех случаев, когда вы оставляете сообщение для сотрудников вашей компании, а вкладка «За её пределами» — для всех остальных лиц.
Выбираем настройки заместителя
- Введите текст, который будет отсылаться автоматически. Готово, автоответчик создан.
Вводим текст для автоответа
Как отключить автоответ на поступающие сообщения зависит от того, каким способом вы его включали: с учетной записью Exchange или без нее.
С аккаунтом Exchange
- Разверните вкладку «Файл».
Выбираем раздел «Файл»
- Перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».
Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»
- В открывшемся окошке расположены все правила, создаваемые вами ранее. Уберите галочку с того, которое хотите отключить.
Снимаем галочку
Без аккаунта Exchange
- Откройте меню «Файл».
Раскрываем меню «Файл»
- Перейдите к пункту «Сведения».
Выбираем подраздел «Сведения»
- Кликнете по кнопке «Автоответы».
Используем кнопку «Автоответы»
- Выберите первый вариант «Не отправлять автоответы». Кликнете по кнопке «ОК». Готово, автоответы отключены.
Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»
Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.
- Автор: Денис Долгополов
- Распечатать
kompkimi.ru
Включение заместителя в Outlook 2010
В процессе работы каждого сотрудника случаются ситуации, в которых необходимо отлучиться с рабочего места и передать свои обязанности другому специалисту, который сможет получать ваши письма и отвечать на них за вас. Данная функция называется «Заместитель» и была в старых версиях Outlook доступна напрямую из меню «Сервис», но в 2010 Outlook она несколько сменила свое расположение.
Для того, чтобы воспользоваться функцией «Заместитель» откройте Outlook, зайдите в меню «Файл», затем кликните на кнопку «Автоответы» (Рис. 1).
Рис. 1
В открывшемся окне выберите пункт «Отправлять автоответы». При желании можно указать временной интервал. Затем нажмите кнопку «Правила» (Рис. 2).
Рис. 2
В окне «Правила автоответа» нажмите кнопку «Добавить» (Рис. 3).
Рис. 3
В следующем окне выберите пункты «Отправленные мне лично» и действие «Переслать». В ставшей активном полек «Кому» выберите получателя или впишите адрес вручную (Рис. 4).
Рис. 4
При применении выполненных настроек и нажатии кнопки «Ok» у появится следующее окно (Рис 5.), извещающее вас о том, что у вас не настроена функция автоответа на письма:
Рис. 5
В нем нужно нажать кнопку «Да». В этом случае функция «Заместитель» будет работать без включения опции автоответа.
blog.depit.ru
Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Настройка автоматического ответа Outlook 2007
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.
Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.
После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.
Настройка автоматического ответа Outlook 2010
Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».
В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».
Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.
Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:
Добрый день!
В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.
Телефон: +7 123 456-78-90
Почта: [email protected]
Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:
Приветствую!
До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.
Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.
Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».
Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.
Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.
Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».
В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.
После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.
На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.
Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.
Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».
Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.
Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».
Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.
Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.
Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:
Приветствую!
До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.
По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.
Почта: [email protected]
Сайт: computernotes.ru
Телефон: +7 (123) 456-78-90
При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.
Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.
Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.
Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика [email protected] с темой СРОЧНО на адрес [email protected]
После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».
Видео создания автоответов в Outlook
Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.
computernotes.ru
Автоответ в outlook 2010 отпуск пример
Включение заместителя в Outlook 2010
22 мая
В процессе работы каждого сотрудника случаются ситуации, в которых необходимо отлучиться с рабочего места и передать свои обязанности другому специалисту, который сможет получать ваши письма и отвечать на них за вас. Данная функция называется «Заместитель» и была в старых версиях Outlook доступна напрямую из меню «Сервис», но в 2010 Outlook она несколько сменила свое расположение.
Для того, чтобы воспользоваться функцией «Заместитель» откройте Outlook, зайдите в меню «Файл», затем кликните на кнопку «Автоответы » (Рис. 1).
Рис. 1
В открывшемся окне выберите пункт «Отправлять автоответы ». При желании можно указать временной интервал. Затем нажмите кнопку «Правила » (Рис. 2).
Рис. 2
В окне «Правила автоответа » нажмите кнопку «Добавить » (Рис. 3).
Рис. 3
В следующем окне выберите пункты «Отправленные мне лично » и действие «Переслать ». В ставшей активном полек «Кому » выберите получателя или впишите адрес вручную (Рис. 4).
В нем нужно нажать кнопку «Да ». В этом случае функция «Заместитель» будет работать без включения опции автоответа.
Автоответ при отсутствии на работе в Outlook 2007/2010
Outlook 2007:
1. Запустите Outlook, зайдите в меню «Сервис» и выберите «Заместитель» .
2. Выберите «Меня нет на работе» и внесите текст автоматического сообщения.
Если Вы хотите отключить данную функцию, выберите “Я нахожусь на работе”
1. Запустите Outlook, зайдите в меню «Файл» и выберите «Автоответы» .
2. Выберите «Отправлять автоответы» и внесите текст автоматического сообщения.
Для того, чтобы отключить автоответ, необходимо выбрать «Не отправлять автоответы»
Примечание: Здесь вы также можете задать конкретные даты и время вашего отстуствия, по истечению которого, автоответчик отключится.
Я нахожусь в командировке/отпуске в период с дд.мм.гг по дд.мм.гг
В мое отствутвие просьба обращаться к ФИО (вашего руководителя/заместителя),
email: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Иванов Иван
Как настроить переадресацию и другие дополнительные возможности.
Если вы хотите, чтобы ваша почта переадресовывалась вашему руководителю/коллеге или настроить другой шаблон ответа для отправителя, или переместить письма в другую папку или удалить входящее письмо, то необходимо сделать следующие.
Outlook 2007/Outlook 2010
1. В окне автоответа добавить правило, нажав соответствующую кнопку.
2. В поле «От…» выбрать необходимого отправителя (или отправителей)
3. В поле «Кому…» указать свой почтовый ящик
Чтобы включить или отключить правила для автоответов, установите или снимите флажок нужного правила в диалоговом окне.
Send Out of Office notices with POP3, IMAP, and Outlook.com accounts
Note If you use a Microsoft Exchange Server account in Microsoft Outlook 2010, use the Automatic Replies feature. See Automatically reply to messages (formerly the Out of Office Assistant). This article is for all other email account types, such as Outlook.com (formerly Hotmail), POP3, and IMAP.
How can I tell if I am using a Microsoft Exchange Server account?
Click the File tab. Click Account Settings. and then click Account Settings. On the E-mail tab, the list of accounts indicates the type of each account. If Microsoft Exchange doesn’t appear, you are not using an Exchange Server account.
You can set up Outlook 2010 to send an automatic response to some or all of the people who send you email messages.
You can combine an Outlook email template with Outlook rules to reproduce the functionality of the Automatic Replies feature that is available only to Exchange Server accounts.
Important This functionality is available in Outlook 2010 beginning with Microsoft Office 2010 Service Pack 1.
Step 1: Create a message template
On the Home tab, in the New group, click New E-mail .
In the message body, type the message that you want to send as your automated reply.
In the message window, click the File tab, and then click Save As .
Step 2: Create a rule to automatically reply to new email messages
On the Home tab, in the Move group, click Rules. and then click Manage Rules Alerts .
In the Rules and Alerts dialog box, click New Rule .
Under Start from a blank rule. click Apply rules on messages I receive. and then click Next .
Under Which condition(s) do you want to check?. select any criteria that you want, and then click Next. Typically, you don’t need to select any items.
Under What do you want to do with the message?. select the reply using a specific template check box.
Under Step 2: Edit the rule description (click an underlined value). click a specific template .
In the Select a Reply Template dialog box, in the Look In box, click User Templates in File System .
Select the template that you created in the previous section or one that you have created or downloaded, and then click Open .
Click Next .
Select the check boxes for any exceptions to the auto-reply rule. It is common not to add any exceptions.
Click Next .
Under Step 1: Specify a name for this rule. type a name for the auto-reply rule, and then click Finish .
Important For the Rules Wizard to send a reply automatically, Outlook must be running and configured to check periodically for new messages.
The reply using a specific template rule in the Rules Wizard sends your automated reply only one time to each sender during a single session. A session is every time that you start Outlook until you exit the application. This rule prevents Outlook from sending repetitive replies to a single sender from whom you receive multiple messages. During a session, Outlook keeps track of the list of users to whom it has responded. If you exit and then restart Outlook, it is considered a new session and the list of the senders who have received automated replies is reset.
Tip Consider creating an Outlook task or to-do reminder to help you remember to turn off this rule when you want to stop sending automatic replies.
Turn off automatic replies
To turn off a rule that is sending automatic replies, do the following:
On the Home tab, in the Move group, click Rules. and then click Manage Rules Alerts .
Источники: http://blog.depit.ru/vklucheniye-zamestitelya-v-outlook-2010/, http://vekit.ru/zametki/50-avtootvet-pri-otsutstvii-na-rabote-v-outlook-2007-2010, http://support.office.com/en-my/article/Automatically-reply-to-email-messages-1e29092a-183e-46bc-9ef6-7185c4e01b92
Комментарии: 1
informatik-m.ru
